W związku z wejściem w życie Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych, oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (dalej „RODO”) informujemy, że przetwarzamy Państwa dane osobowe na następujących zasadach:
I. ADMINISTRATOR DANYCH OSOBOWYCH
Administratorem danych osobowych jest Studex Poland Ltd. Sp. z o.o. z siedzibą w Łodzi, przy ulicy Maćka z Bogdańca 16a wpisana do rejestru przedsiębiorców prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla Łodzi Śródmieście Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS: 0000221106, NIP: 7251039233 (dalej „Administrator”).
II. DANE KONTAKTOWE ADMINISTRATORA
Można się z nami skontaktować:
a) telefonicznie: (+48 42 671 19 90;
b) pod adresem e-mail: studex@studex.pl
c) w siedzibie Administratora pod adresem:, ul. Maćka z Bogdańca 16a, 92-434 Łódź
III. INFORMACJA O POWOŁANIU INSPEKTORA OCHRONY DANYCH
Administrator nie powołał Inspektora Ochrony Danych
IV. KATEGORIE OSÓB, KTÓRYCH DANE SĄ PRZETWARZANE
Przetwarzamy dane osobowe:
a. klientów będących osobami fizycznymi, a w przypadku klientów będących osobami prawnymi bądź jednostkami organizacyjnymi nieposiadającymi osobowości prawnej – dane osobowe osób uprawnionych do reprezentacji takich podmiotów, pracowników i współpracowników takich klientów,
b. dostawców usług i towarów będących osobami fizycznymi, jak również pracowników i współpracowników dostawców usług i towarów nabywanych przez Administratora, w tym osób współpracujących z Administratorem w sposób stały bądź sporadyczny przy świadczeniu usług przez Administratora;
c. osób zgłaszających się do Administratora w celu rekrutacji do pracy u Administratora;
d. innych osób, które przekazały swoje dane Administratorowi np. w wysyłanej do niego korespondencji, jak również osób, których dane zostały uzyskane przy okazji świadczenia usług przez Administratora.
V. KATEGORIE PRZETWARZANYCH DANYCH
Administrator przetwarza następujące kategorie danych osobowych:
Podstawowe dane identyfikacyjne i kontaktowe; elektroniczne dane identyfikacyjne i kontaktowe; dane identyfikacyjne i kontaktowe związane z prowadzoną działalnością gospodarczą; dane potrzebne do przygotowania oferty; dane wymagane na potrzeby zawarcia i wykonania umów oraz sprzedaży produktów i usług, wystawienia faktury i realizacji płatności, obsługi zawartych umów w tym obsługi reklamacji oraz dochodzenia lub obrony przed ewentualnymi roszczeniami. W szczególności będziemy przetwarzać dane takie jak: imię (imiona) nazwisko, adres e-mail, numer telefonu, tytuł, stanowisko, firma lub nazwa reprezentowanego podmiotu, adres kontaktowy, nazwę firmy, numer NIP, numer REGON, nr KRS, adres siedziby, adres do korespondencji, numer rachunku bankowego, dane dotyczące wykształcenia oraz doświadczenia zawodowego i dane dotyczące stanu cywilnego – jeśli jest to konieczne z punktu widzenia celu przetwarzania, wizerunek – w zakresie wprowadzonego u Administratora monitoringu lub w zakresie przekazanych Administratorowi dobrowolnie fotografii np. zawartych w przesłanych CV, elektroniczne dane automatycznie przekazywane w przypadku odwiedzania strony internetowej i/lub profili w portalach społecznościach Administratora w tym adres IP, lokalny adres IP, nazwa hosta.
Ponadto Administrator może przetwarzać inne kategorie danych osobowych, o ile nie można zakwalifikować tych danych do żadnej ze wskazanych grup, a przetwarzanie jest dokonywane w celach określonych niniejszą informacją w tym zwłaszcza gdy jest wymagane przez obowiązujące przepisy prawa dla realizacji tych celów.
VI. CELE PRZETWARZANIA DANYCH, PODSTAWA PRAWNA I OKRES PRZETWARZANIA
Państwa dane osobowe przetwarzane mogą być w następujących celach, na podstawie następujących przesłanek dopuszczalności przetwarzania oraz przez czas określony poniżej:
a. na podstawie Państwa dobrowolnie wyrażonej zgody tj. na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a RODO w celach wskazanych w zgodzie (w takim przypadku możecie Państwo cofnąć zgodę w dowolnym momencie, co nie wpłynie na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej wycofaniem; jednak odmowa wyrażenia zgody lub jej wycofanie spowoduje, że nie będziemy mogli przetwarzać danych w celach wskazanych w zgodzie) – czas przetwarzania danych na tej podstawie upływa wraz z cofnięciem zgody,
b. na podstawie wymogów kontraktowych tj. na podstawie Art. 6 ust. 1 lit. b RODO w celu wykonania zawartej z Administratorem umowy lub podjęcia na Państwa wniosek działań przed jej zawarciem – dane przetwarzane na tej podstawie będą przetwarzane przez okres niezbędny dla realizacji umowy zawartej z Administratorem w tym usług serwisu, obsługi gwarancyjnej i pogwarancyjnej, reklamacji,
c. na podstawie wymogów ustawowych tj. na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO w celu wypełnienia przez Administratora obowiązków prawnych wynikających z prawa Unii Europejskiej lub prawa polskiego np. prowadzenia sprawozdawczości finansowej – dane przetwarzane na tej podstawie będą przetwarzane przez czas, w którym przepisy prawa nakazują przechowanie danych np. jeśli dane muszą być przechowywane w celach sprawozdawczości finansowej to czas ich przechowywania wynosi 5 lat liczonych od zakończenia roku obrachunkowego, w którym wystawiono dany dokument księgowy;
d. na podstawie prawnie uzasadnionych interesów Administratora tj. art. 6 ust. 1 lit. f RODO za które Administrator uznaje w szczególności: dochodzenie, ustalenie i obronę przed roszczeniami, zapobieganie oszustwom, zapewnienie bezpieczeństwa środowiska teleinformatycznego, stosowanie systemów kontroli wewnętrznej, monitorowanie biura/budynku Administratora i jego mienia oraz rejestrowanie sposobu korzystania z niego, ustalanie konfliktów interesów i naruszeń etycznych w zakresie niezbędnym do przeciwdziałania nadużyciom, w celach archiwalnych i statystycznych oraz dowodowych dla zabezpieczenia informacji na wypadek prawnej potrzeby wykazania faktów, w celu oferowania przez Administratora produktów i usług własnych (marketing bezpośredni Administratora Danych), w celu prowadzenia strony internetowej i profili w portalach społecznościowych, komunikowania się za ich pomocą (komentarze, chat, wiadomości) oraz w celach analitycznych dotyczących analiz ich funkcjonowania, popularności, sposobu korzystania – dane przetwarzane na tej podstawie będą przetwarzane do czasu ustania celu przetwarzania (np. dane przetwarzane w celu dochodzenia lub obrony przed roszczeniami przez czas równy okresowi przedawnienia tych roszczeń) lub skutecznego zgłoszenia sprzeciwu.
VII. KATEGORIE ODBIORCÓW DANYCH
Odbiorcami Państw danych mogą być podmioty z następujących kategorii:
a. podmioty świadczące na rzecz Administratora usługi np.:
• informatyczne oraz nowych technologii;
• płatnicze;
• księgowo- finansowe lub prawne
• audytorskie i kontrolne;
• windykacyjne;
• drukarskie;
• niszczenia dokumentów;
• pocztowe oraz kurierskie
• ubezpieczeniowe
• medyczne
• inne podmioty świadczące na rzecz Administratora usługi, niezbędne w celu zrealizowania celów przetwarzania danych określonych w niniejszej informacji
na podstawie stosownych umów o powierzeniu przetwarzania danych podpisanych z Administratorem
b. organom władzy publicznej oraz podmiotom wykonujące zadania publiczne lub działającym na zlecenie organów władzy publicznej, w zakresie i w celach, które wynikają z przepisów powszechnie obowiązującego prawa na ich uzasadnione żądanie lub gdy będzie to konieczne dla obrony przed roszczeniami lub dochodzenia naszych roszczeń
c. jeżeli jest to uzasadnione celem przetwarzania podmiotom na rzecz których Administrator świadczy usługi np. w przypadku konieczności weryfikacji należytego sposobu ich wykonania
d. w odniesieniu do danych udostępnianych poprzez np. portale społecznościowe Administratora – podmiotom prowadzonym te portale na zasadach określonych w regulaminach tych portali.
VIII. PRZEKAZYWANIE DANYCH POZA EUROPEJSKI OBSZAR GOSPODARCZY
Administrator zasadniczo nie przekazuje danych osobowych poza Europejski Obszar Gospodarczy. Administrator może jednak zlecać wykonanie określonych usług bądź zadań informatycznych usługodawcom mającym siedzibę poza Europejskim Obszarem Gospodarczym np. dane przetwarzane za pośrednictwem strony internetowej, portali społecznościowych Administratora lub przekazywane za pomocą poczty elektronicznej w przypadku zlokalizowania serwerów operatorów zarządzających tymi usługami poza obszarem EOG mogą być przetwarzane poza nim. W takim przypadku dane są przekazywane do państwa trzeciego, w stosunku do którego na podstawie decyzji Komisji Europejskiej stwierdzono odpowiedni stopień ochrony danych lub z wykorzystaniem typowych klauzul umownych zatwierdzone przez Komisję Europejską. Mogą Państwo zażądać dalszych informacji o stosowanych zabezpieczeniach i kopii danych.
IX. PRZYSŁUGUJĄCE PRAWA
Przysługuje Państwu:
a. Prawo do dostępu do swoich danych oraz otrzymania ich kopii
b. Prawo do sprostowania i uzupełnienia (poprawiania) swoich danych
c. Prawo do usunięcia danych – jeżeli Państwa zdaniem nie ma podstaw do tego, abyśmy je przetwarzali
d. Ograniczenie przetwarzania danych tj. żądania, abyśmy ograniczyli przetwarzanie danych osobowych wyłącznie do ich przechowywania lub wykonywania uzgodnionych z Państwem działań
e. Prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych:
Sprzeciw „marketingowy”: Mają Państwo prawo sprzeciwu wobec przetwarzania danych w celu prowadzenia marketingu bezpośredniego. Jeśli skorzystają Państwo z tego prawa zaprzestaniemy przetwarzania danych w tym celu.
Sprzeciw z uwagi na szczególną sytuację: Mają Państwo prawo sprzeciwu wobec przetwarzania danych na podstawie prawnie uzasadnionego interesu w celach innych niż marketing bezpośredni, a także, gdy przetwarzanie jest nam niezbędne do wykonania zadania realizowanego w interesie publicznym lub do sprawowania powierzonej nam władzy publicznej. Należy nam wtedy wskazać Państwa szczególną sytuację, która uzasadnia zaprzestanie przez nas przetwarzania objętego sprzeciwem. W razie złożenia takiego sprzeciwu przestaniemy przetwarzać dane w tych celach, chyba, że wskażemy, że podstawy przetwarzania przez nas danych są nadrzędne wobec Państwa praw lub też że dane są nam niezbędnie potrzebne do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.
f. Prawo do przenoszenia danych. Mają Państwo prawo otrzymać od nas w ustrukturyzowanym, w powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego dane osobowe, które nam Państwo dostarczyli, na podstawie umowy lub zgody. Mogą też Państwo zlecić nam przesłanie tych danych bezpośrednio innemu podmiotowi.
g. Prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2; 00-193 Warszawa; https://www.uodo.gov.pl/pl/p/kontakt; tel. (22) 531 03 00 – gdy uznają Państwo, iż przetwarzanie danych osobowych narusza przepisy RODO lub inne przepisy dotyczące przetwarzania danych osobowych.
h. Prawo do cofnięcia zgody na przetwarzanie danych osobowych, o ile przetwarzanie danych odbywa się na podstawie zgody osoby. Cofnięcie zgody nie będzie wpływać na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej wycofaniem.
Mogą Państwo realizować swoje prawa poprzez wysłanie stosownego żądania na adres e-mail studex@studex.pl Żądanie można również złożyć drogą listowną na adres korespondencyjny Administratora wskazany w pkt. II.
X. INFORMACJA CO DO WYMOGU LUB DOBROWOLNOŚCI PODANIA DANYCH ORAZ KONSEKWENCJACH I NIEPODANIA
W zakresie przetwarzania danych osobowych w celu, o którym mowa w pkt VI.c powyżej, obowiązek podania danych jest wymogiem ustawowym. W odniesieniu do danych osobowych przetwarzanych w celu, o którym mowa w pkt VI.b ich podanie jest warunkiem umownym tj. jest konieczne do zawarcia umowy z Administratorem i jej wykonania. W przypadku przetwarzania danych w pozostałych celach ich podanie jest dobrowolne, a brak ich podania uniemożliwia realizację celu ich przetwarzania.
XI. INFORMACJE O ŹRÓDLE DANYCH
Państwa dane uzyskaliśmy bezpośrednio od Państwa lub od firmy dla której pracujesz (lub z którą współpracujesz) na podstawie zgody, zapytania lub zawartej przez nas umowy; w ramach dostępu do ogólnodostępnych baz GUS, KRS, CEiDG, ogólnie dostępnych stron internetowych.
XII. INFORMACJE O ZAUTOMATYZOWANYM PRZETWARZANIU DANYCH
Państwa dane osobowe nie będą przedmiotem zautomatyzowanego podejmowania decyzji, w tym profilowania.